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Crear rituales para mejorar tus encuentros digitales

Aquellos que podemos, que tenemos el privilegio, estamos trabajando desde casa. Y digo privilegio porque aunque nos quejamos, y queremos que se acabe la cuarentena, hay cientos de miles de personas que no pueden quedarse en casa, que deben salir a trabajar. Empezando por el personal de salud, y todos aquellos con trabajos operativos en la industria de los alimentos y logística, a todos ellos nuestro más profundo agradecimiento y admiración. 

 

 

Ahora bien, aunque sea un privilegio sabemos que tiene sus propias dificultades. No se trata de comparar qué es peor: quedarse en casa o salir a trabajar. Se trata de ver desde diferentes perspectivas cómo se está viviendo esta cuarentena y cómo podemos mejorar en cada espacio. Este artículo está dirigido para mejorar nuestras reuniones por medios digitales. 

 

Pasamos unos meses de periodo de adaptación. La “nueva normalidad”, nuevas prioridades, la incertidumbre y las acciones tomadas para seguir operando, cómo nos reinventamos, han sido de los temas que rodean nuestra mente y nuestras juntas de trabajo. Pero ya sabemos que para muchos, el home office y las reuniones virtuales han llegado para quedarse en lo que resta del año. 

 

Los que estamos teniendo jornadas de trabajo en casa, haciendo una videoconferencia tras otra, acabamos los días agotados. Y sí, quedarse sentado y trabajar desde “la comodidad de tu hogar” cansa mucho por otras razones. Hemos leído a varios expertos explicando por qué es más pesado tener reuniones virtuales que presenciales. Estas son algunas:

 

Te estás viendo a ti durante la reunión:

es algo muy diferente cuando estás sentado frente a otros y los ves a ellos. La mayoría de la gente en juntas virtuales está revisando cómo se ven ellos, cómo se ven cuando hablan y esto distrae. 

La falta de buena conexión de algunos:

¿te ha pasado que en medio de la reunión se le va el internet a alguien, o pasan muchos ruidos simultáneos? Estas distracciones e interrupciones a la comunicación agotan la mente. 

Tener la pantalla simultánea de varias personas:

en aplicaciones como Zoom puedes ver a varias personas a la vez. Esto es recomendable por algunos segundos pero lo mejor es que puedas ver en pantalla grande a la persona que está hablando y te puedas concentrar en una. 

Sólo nos estamos juntando para reuniones de trabajo:

antes nos encontrábamos en los pasillos, nos saludábamos y podríamos tener algunos minutos de conversación social en la oficina. Pero ya hay muy poco de eso, las reuniones digitales se han hecho para revisar pendientes y ya.  Se ha perdido esa conversación de pasillo, ese saludo, incluso esa ida al OXXO a despejar la mente con algún compañero.

 

Entendiendo todos estos aspectos, queremos compartirles algunas ideas para ritualizar sus reuniones virtuales, para que cumplan sus objetivos humanos y de negocios. 

 

Chequeo inicial

Cuando empiece la junta, hagan un chequeo inicial. Con cámaras encendidas, si usas Zoom vista de galería al inicio. Pueden pedir que cada quien diga dos palabras de cómo empieza su junta o del 1 al 10 su nivel de energía y concentración para la reunión. Otras empresas comienzan diciendo “de qué color se sienten y por qué¨. El chequeo inicial nos ayuda a entender si las personas están enfocadas y darle una participación a cada integrante de la junta.

 

Consecuencia al que llegue tarde

Sabemos que aunque estamos en casa hay personas que llegan tarde a las juntas. Pueden agregar una pequeña penitencia al que llega tarde como cantar una canción, mostrar alguna parte de su casa o contestar una pregunta personal. La idea de esto es que se respete el tiempo de todos, y que se libere un poco de tensión en la llamada haciendo algo divertido. El que no le guste compartir cosas personales o ¨ridiculizarse¨ hará un mayor esfuerzo para no llegar tarde. Sabemos que hay organizaciones con culturas mucho más formales, que este tipo de consecuencias no son las más adecuadas a sus prácticas. Para ellas, pueden establecer algún tipo de responsabilidad para la próxima junta, como dirigir el chequeo inicial en la próxima junta.

Celebrar y agradecer

Líderes de equipos, esto es para ustedes. Dense el tiempo en la reunión para agradecer el esfuerzo extra públicamente. Dense el tiempo también para celebrar logros, así sean chicos. Todo esto es gasolina que ayuda a evitar el burnout de los miembros del equipo. También pueden celebrar juntos con una bebida en mano. Hacer sentir a las personas reconocidas por los logros es muy importante. Para celebrar juntos pueden pedir a todos que tengan una bebida o  jugar un juego juntos. (ej: bingo). Como lo explicamos en el próximo punto de reuniones sociales.

 

  1. Reuniones sociales: Hacer reuniones con todo el equipo que no sean de trabajo, sino alguna actividad social en conjunto. Como explicamos anteriormente sólo nos juntamos para temas de trabajo y ya no hablamos para otras cosas. Pueden hacer alguna actividades mensual con todo el equipo. Puede ser de ejercicio, baile, yoga, o alguna manualidad. 
  2. Chequeo final: la última parte de la junta vale la pena aprovechar unos minutos y ver cómo se van de la junta. Es importante que todos participen. Sólo toma unos minutos y puedes darte cuenta de frustraciones que no se dijeron y también palabras de ánimo y fuerza hacia todos. Creo que ahora todos las necesitamos. 

 

Si son muchos miembros del equipo los que participan en la junta, una buena práctica es que escriban en el chat de la plataforma en la que están conectados cómo se van de la sesión.

 

Espero que estas ideas sean útiles. No olvides abrir la conversación a tu equipo. Nadie mejor que los miembros de tu organización para decirte como se han sentido, qué necesitan y sugerencias para mejorar las reuniones virtuales. Estamos ante una nueva normalidad a la que no estábamos acostumbrados. Nadie espera que lo hagas perfecto desde el principio, pero cuando abrimos la conversación, salen iniciativas y personas proactivas que te ayudan a mejorar los puntos ciegos que tenemos los líderes. 

 

Nuestra Tribu Tycoon no se detiene y la distancia no los separa. Aquí un video de chequeo inicial.

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